オフィスの出入口にスマートキーを採用し、鍵の紛失リスクやセキュリティ保護するオフィスが増えています。
入退室情報がわかる入退室管理システムを利用することで、部外者の不正な入室や機密情報の持ち出しを防ぐことにつながります。
しかし、会社によって適切な認証方法を選ぶ必要があります。ICカード認証、暗証番号、生体認証などさまざまです。
今回はオフィスのスマートキー管理について、鍵紛失と情報漏洩を防ぐポイントについて紹介します。
目次
スマートキーの導入で鍵紛失リスク低下
従来の金属鍵の場合、紛失したら鍵を開けることができなくなるリスクがあり、主に管理職や役職者が鍵を持ち、鍵を持っていない従業員が早く出社してもオフィス内に入れないことがあります。
スマートキーの場合、すべての従業員がICカードや暗証番号で開錠できるようになれば、鍵の紛失を防ぐとともに部外者や許可されていない人の不正な入室を防ぐことができます。
入退室管理が可能
誰がいつ、何時何分に入室・退出したか記録することが可能です。
従来の金属鍵ではなくスマートキーは電気錠を使用し、認証システムやカメラを使用して従業員確認を行うことが可能です。こうした入退出管理システムを導入する会社は増えてきています。
入退出管理システムとは
入退室管理は、許可された人物以外の出入りを制限する目的があります。
だれが、いつ、何時に入退出したか記録可能であり、不審者の侵入のみならず、内部の犯行による情報持ち出しや盗難被害を防ぐことが可能です。
オフィスのスマートキー メリット
オフィスのスマートキー利用のメリット、入退出管理システムを利用したメリットを紹介します。
情報漏洩対策の強化
オフィスには、従業員の個人情報の他、顧客情報、機密情報は厳重に管理する必要があります。
情報漏洩は、罰則や損害賠償、企業イメージの低下につながる可能性があります。
全従業員が入室可能なエリアと、機密情報が収納されている部屋やサーバー室には、さらに特定の従業員しか入出できない仕組みを作ることで情報漏洩対策の強化になります。
勤怠管理の効率化
入退室管理システムを利用することで、従業員がオフィスに出入りした時間帯も記録可能です。最初に入室した時間を出勤時間、最後に退出した時間を退勤時間にするだけで、勤怠管理が可能です。
タイムカードによる管理や時間を計算する手間を大きく削減できます。
スマートキーの認証方法
オフィスのスマートキー認証にはICカードや暗証番号、生体認証などさまざまな認証方法があります。
セキュリティレベルの高い生体認証が必要か、それとも導入コストを抑えることができる暗証番号方式か自社の運用に適した認証方法を選ぶのがポイントです。
ICカード
ICカードによる入退室は、社員証と兼用されることが多く、設置されたカードリーダーにICカードをかざすだけで開錠できます。
しかし、ICカードの紛失リスクや破損など従業員個人の管理に十分注意が必要です。
暗証番号
鍵やカードが必要ない暗証番号方式は最も手軽な認証方式ですが、入退出履歴の記録ができないことが多く、暗証番号を盗み見られてしまう危険性があるため、入力の際に周囲に怪しい人物がいないか確認することが必要です。
ICカード認証と暗証番号のダブル認証がコストを抑えながらセキュリティを強化できます。
QRコード認証
利用者ごとに発行されたQRコードを認証した端末やカードをかざし開錠する方法です。
社員証への印字やスマートフォンの画面にQRコードを表示されるものがあり、低コストで設置可能です。カードやスマートフォンの紛失に十分注意しましょう。
生体認証
生体認証は、指紋や顔などを利用した認証方法で、セキュリティレベルが高い認証方法です。
一般的な入退出に生体認証を採用するとコストがかかります。
重要な個人情報がある場所やサーバー室など、特定の従業員のみ入室可能な部屋に設置すると効果的です。
まとめ
オフィスのスマートキーの利用は、自社の運用に最も適した認証システムを利用することでコストを抑え、セキュリティ強化することが可能です。
スマートキー導入や防犯対策に関する相談は、お近くの鍵屋さんに相談してみましょう。
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